Komunikasi Membantu Berubah

Posted on 30 June 2016 by Santi Djiwandono

Semua perusahaan atau organisasi pasti mengalami perubahan, dan yang namanya perubahan pasti akan menimbulkan ‘ketidaknyamanan’ meskipun untuk bisa selalu maju dan berkembang kita harus senantiasa siap berubah. Sayangnya, seringkali kita hanya terjebak pada teori dan idealisme semacam itu dan tidak ‘menjejak bumi’. Pada kenyataannya hari-hari yang harus dilalui saat beruhah tidak ringan.

Nah, di tahap ini lah peran Komunikasi menjadi sangat kritikal.

Komunikasi memang kita lakukan sejak kecil hingga sekarang - berbicara, menulis, mendengarkan, mengenali bahasa tubuh. Namun ternyata di dalam perusahaan (atau organisasi bentuk lain) kemampuan itu perlu diasah dan direncanakan. Perlu dibangun sistemnya, supaya tidak sambil lalu, dan hanya dipikirkan saat sudah ada masalah. Apalagi saat terjadi perubahan.

Misalnya menyampaikan pesan perubahan tidak akan efektif hanya dengan berbicara singkat satu kali kepada semua karyawan dalam satu waktu dan tempat. Namun harus ada upaya merencanakan:

* Apa isi pesannya? Apakah cukup dengan informasi bahwa perusahaan berubah. Atau perlu alasan atau latar belakang keputusan itu? Seberapa jauh mau memberikan alasannya?

* Kepada siapa? Manajer saja supaya lalu mereka meneruskan kepada anggota timnya masing-masing? Atau kepada semua orang dengan pesan yang sama?

* Kapan harus disampaikan? Segera? Menunggu? Sampai berapa lama menunggu?

* Berapa kali? Satu kali? Setiap minggu?bulan?tahun?

* Ukuran keberhasilan dari penyebaran informasi tentang perubahan itu apa? Bagaimana?

Setelah masa transisi berlalu dan semua tujuan perubahan sudah tercapai dan mulai bisa diaplikasikan oleh semua, tentunya kondisi produktif harus tetap bisa dipertahankan dan ditingkatkan. Oleh karena itu upaya perencanaan dan mengasah keterampilan berkomunikasi pasti tidak lalu berhenti hingga di sini. Karena orang berubah, perusahaan pun berubah. Ada alasan persaingan di pasar, perpindahan lokasi, kebijakan pemerintah dan sebagainya. Perubahan terjadi setiap saat. Hanya perusahaan dengan sistem komunikasi internal yang efektif lah yang akan lebih adaptif sehingga kinerja tetap bisa dipertahankan karena produktivitas terjaga.

Komunikasi yang dapat membantu adalah selalu dengan orientasi agar:

* Semua orang punya keterampilan menyampaikan pesan yang bisa langsung dipahami oleh penerima pesan

*Semua penerima pesan bisa nyaman dan yakin memberikan umpan balik konstruktif atas pesan yang disampaikan

* Saluran komunikasi berfungsi baik - televisi, radio, majalah, sesi tatap muka, kotak saran dan sebagainya.

* Dialog untuk memyelesaikan maslah / konflik merupakan kultur yang mendasari perilaku semua orang di dalamnya

* Pertukaran informasi berlangsung dengan lancar karena ada tingkat kepercayaan yang tinggi

* Setiap bagian paham apa outputnya dan bagaimana bisa menjadi input bagi bagian lain sehingga dapat saling menghormati.

            Komunikasi memang sudah kita lakukan selama hidup, namun komunikasi yang mampu mentransformasi perilaku yang pada ujungnya meningkatkan produktivitas lah yang kita tuju